Wie man rechtzeitig vertrauliche Informationen für den eigenen Todesfall erstellt.

TODESFALL - VERTRAULICHE INFORMATIONEN

Fast jeder Erwachsene wird mit der Situation konfrontiert werden, dass ein Angehöriger stirbt und man dann - zusätzlich zur emotionalen Trauer - mit vielen administrativen Aufgaben beschäftigt wird. Ich - selbst schon Senior - habe mir überlegt, wie man diese schmerzhafte Phase durch entsprechende Vorbereitung etwas lindern kann. Anders ausgedrückt, wie man sein Leben so ordnet, dass die Nachkommen besser mit dem Ereignis des Todes zurecht kommen.

Dazu ist es notwendig, die Schritte zu kennen, die eingeleitet werden müssen. Vieles kann ein guter Bestatter vor Ort erleichtern. Hat man sich schon vor der Ableben auf einen festgelegt und eventuell schon Details mit ihm festgelegt, dann wird man einige Schritte abkürzen können, aber es bleibt immer noch genügend zu tun.

Zum Glück haben inzwischen viele Gemeinden die wichtigsten, notwendigen Schritte nicht nur in schriftlicher Form, sondern auch im Internet festgelegt. So verwende ich beispielhaft die Stadtinformationen Tübingens für Hintergrundinformationen.

Foto von Otto Buchegger

Mit der Eingabe des Suchbegriffs "Todesfall" wird die notwendigen Informationen aber auch leicht von allen anderen Städten und Gemeinden Deutschlands bekommen. Auf den sehr nützlichen Klicktipps findet man ein umfangreiche Sammlung von Aktivitäten nach dem Todesfall. Ein Vorteil dieser Sammlung ist, dass sie auch explizit berücksichtigt, wenn ein alleinstehender Mensch gestorben ist.

Vertrauliche Informationen

Etwas abstrakt betrachtet, kann man sich als alter Mensch auf folgenden Ebenen auf das unausweichliche Ende einstellen.

1. Vorsorge für die eigene Hilflosigkeit

Vollmachten
Patientenverfügung

2. Gestaltung der Trauerfeier und der Grabstätte

Details, die einem wichtig sind
Lebenslauf für die Trauerfeier
Adresslisten, wer einzuladen ist

3. Testament (Datum der gültigen Version, Aufbewahrungsort)

Vermögensaufstellung
Vollmachten
Zugriffsdaten

4. Dokumentenmappe für den Todesfall

5. Benachrichtigungen im und nach dem Todesfall

6. Andere wichtige Informationen für die Hinterbliebenen

Vorsorge für potentielle Gesundheitsprobleme
Memoiren, Tagebücher
Wichtige Briefe, Urkunden, Fotos, Dokumente

Dokumentenmappe

Prinzipiell muss man unterscheiden, was absolut notwendig ist, weil es die Vorschriften erfordern und was man besser zusätzlich an Informationen bereitstellt, weil man damit den Trauernden hilft.

Absolut notwendig sind die Dokumente für den Todesfall, die man rechtzeitig ordnen sollte und auch leicht zugänglich verwahren muss.

"Dokumentenmappe" (Originale für die Bestattung)

Geburtsurkunde
Heiratsurkunde oder beglaubigte Abschrift des Familienbuches
Reisepass / Identitätsnachweis (wichtig bei ausländischen Staatsangehörigen)
gegebenenfalls Sterbeurkunde des vorverstorbenen Ehegatten (bei Verwitweten) oder Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk (bei Geschiedenen)
ausländische Personenstandsurkunden / Scheidungsurteile sind mit Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer vorzulegen
gegebenenfalls Diplomurkunde / Doktorgradverleihungsurkunde
gegebenenfalls Einbürgerungsurkunde, Flüchtlingsausweis, Registrierschein
gegebenenfalls Lebenspartnerschaftsurkunde

Diese Dokumente übergibt man im Sterbefall zusammen mit der Todesbescheinigung des Arztes zur Anzeige des Sterbefalles entweder dem Standesamt, dem Sterbebüro oder dem Bestatter und erhält damit die Sterbeurkunde(n) in der gewünschten Anzahl.

Da dafür meist Gebühren anfallen, ist es hilfreich, wenn man rechtzeitig vorher dem Testamentsvollstrecker (z.B. Ehegatte, Sohn oder Tochter) eine Bankvollmacht für den Todesfall ausgestellt hat. Man erledigt dies meist problemlos durch einen frühzeitigen, gemeinsamen Besuch bei seiner Bank. Im Normalfall bleiben nämlich Konten im Todesfall bis zur Eröffnung des Testaments und Vorlage eines Erbscheins gesperrt. Nicht bei jeder Bank geht dies so einfach. Rechtzeitig sich zu Lebzeiten erkundigen und gegebenenfalls noch die Bank wechseln, wird die Banken aufrütteln, seniorenfreundlicher zu werden.

Informationen für die Bestattung

Eher individuell werden die anderen Informationen ausfallen. Im Teil 1 sind jene zusammengefasst, die für den Todesfall selbst relevant sind, im Teil 2 geht es im wesentlichen um die finanziellen Folgen des Todes und wie man ihn den Computern der Bürokratien und der Organisationen, in denen man aufscheint, bekannt macht.

Teil 1 " Im Todesfall"

Adresse und Kontaktperson des Bestatters seiner Wahl

Dokumentenmappe in der Wohnung, Kopie außerhalb

Testament

Bankvollmacht für Testamentvollstrecker (z.B. Kinder)

Adressen, wer zum Begräbnis eingeladen und wer sonst verständigt werden soll

Wenn Erben weiter weg wohnen:

Adresse des Arztes, der eine Todesbescheinigung ausstellen soll

Adresse des zuständigen Standesamtes

Wie informiert man im Todesfall?

In der Praxis ist dies ein langwieriger Prozess, der leicht bis zu einem Jahr nach dem Ableben dauern kann. Wie ich noch in Wien gewohnt habe, war bei meinen alten Nachbarn ein großer Karton an der Wand, mit allen Adressen und Telefonnummern von Personen, die verständigt werden sollen. Seinerzeit, als junger Mann, fand ich das extrem makaber. Inzwischen habe ich ähnliche Listen oft gesehen.

Der Computer hat diese Listen stellenweise überflüssig werden lassen, aber auch den Zugang zu manchen Daten erschwert. Was tun, wenn alles im Rechner steht, aber man nicht ran kann, weil man z.B. das Passwort nicht (mehr) weiß?

Die Antwort auf dieses Problem ist eigentlich recht simpel, man muss sich nur entsprechend und rechtzeitig vorbereiten. Man schreibt alle diese Informationen, die man weitergeben will auf eine CD oder auf eine Speicherkarte, gibt sie in einen Umschlag und versiegelt diesen.

Wer auf Nummer sicher gehen will, druckt die Inhalte auch noch zusätzlich aus und gibt sie in denselben Umschlag. Wichtig ist, dass man dazu auch alle seine Passwörter und User-Ids notiert, erst dann macht die Sache Sinn. Bei Bankkonten gibt man auch noch die ungefähre Höhe des Kontos an und wozu das Konto gedient hat (Vermögensaufstellung).

Beim Erstellen dieses Datensatzes ist erhöhte Sicherheit notwendig. Vorher Virenscanner laufen lassen, offline gehen, Google Desk Top inaktivieren. Nach dem Schreiben Datensatz am Rechner löschen, Papierkorb leeren und Platte defragmentieren. Ganz Vorsichtige schreiben lieber alles von Hand, aber mir ist das zu mühsam, nur die ganz kritischen Daten (wie Passwörter und PINs) werden manuell notiert.

Wer bekommt nun diesen Umschlag, mit dem man, sollte er in falsche Hände kommen, extremen Schaden erleiden kann? Hat man einen Testamentsvollstrecker, dann bekommt ihn dieser oder man übergibt ihn zusammen mit dem Testament dem Notar. Ich habe ihn im Safe bei der Bank, zu dem auch mein Testamentsvollstrecker durch eine Vollmacht im Todesfall Zugriff hat. Online Zugriffsdaten wie Userid und Passwort werden ausschließlich von Hand notiert und sind zu keiner Zeit im Rechner zu finden.

Fehlen diese Daten, dann ist mühsame Kleinbarbeit angesagt. Erste Quelle ist das Telefon oder Handy. Wahrscheinlich werden die meisten persönlichen Nummern darin auch Kontakte sein, die man im Todesfall verständigen muss. Bekannte informiert man am leichtesten über eine Todesanzeige in der lokalen Zeitung. Ich habe für jeden, der zur Wohnung Zugang hat, eine Liste auf meinem Aktenschrank, mit den wichtigsten persönlichen Kontakten. Diese Liste haben auch alle meine Kinder und engsten Freunde. Jüngere Senioren werden viele Daten auch im Computer abgespeichert haben.

Für Geldangelegenheiten sind die Kontoauszüge die wichtigste Informationsquelle. Mit etwas Fantasie bekommt über diese Daten auch alle Mitgliedschaften mit, die gekündigt werden müssen.

Auch bei bester Vorbereitung wird es immer noch Überraschungen geben. Es werden sich z.B. Menschen melden, die Ansprüche an den Toten geltend machen, Versprochenes einfordern oder Geborgtes zurückfordern. Wie man damit umgehen soll, kann ich nicht generell angeben, es wird dem Fingerspitzengefühl des Testamentvollstreckers überlassen bleiben, aber gesundes Misstrauen ist sicherlich oft angesagt.

Teil 2 " Nach dem Todesfall"

Vertrauliche Informationen über Vermögen, Versicherungen, Banken (entweder ganz explizit oder Hinweise, wo man diese findet)

Verträge (Handy, Schließfächer)

Verpflichtungen, Schulden, Forderungen

Mitgliedschaften, Abonnements

Checkliste für Vertrauliche Informationen im Todesfall

Sie kann als Gerüst oder Vorlage für die eigenen Daten dienen, muss aber sicherlich etwas angepasst werden und ist wahrscheinlich auch nicht komplett. Am einfachsten kopiert man diesen Teil in eine eigene Datei, füllt ihn aus und verwahrt ihn, wie oben beschrieben. Erfahrungsgemäss muss er einmal pro Jahr fortgeschrieben werden.

Vertrauliche Informationen

Name

Vorname(n)

Titel

Geburtsname

frühere Namen

Künstlername

Geburtsdatum

Geburtsort

Geburtsland / Staat

Standesinformation (verheiratet etc.)

Staatsbürgerschaften

Aktuelle Staatsbürgerschaft

Weitere Staatsbürgerschaften

Frühere Staatsbürgerschaften

Adressen

Aktuelle Adresse

Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land

Frühere Adressen (der letzten 10 Jahre)

Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land

Eltern, Kinder, Enkelkinder und nahe Verwandte

(Namen, Adressen, Geburtsdaten und Telefonnumern und E-Mail Adressen)

Unterlagen und Details für die Bestattung und Trauerfeier

Art der Bestattung und Trauerfeier

Lebenslauf

Dinge, die typisch für mich waren und bei der Trauerfeier an mich erinnern

Adressen von Bestatter und Trauerredner

Zeitung für die Todesanzeige

Verträge, die dafür schon abgeschlossen wurden

Menschen, die einzuladen sind (Verwandte, Bekannte und Freunde)

Ort desTraueressens (Leichenzehrung)

Versicherungen

Überlegen und erkundigen, was vielleicht übertragen oder sogar vererbt werden kann

Gesetzliche Rentenversicherung

Sozialversicherungsnummer

Unterlagen

Betriebsrente

Firma und Ansprechpartner

Unterlagen

Krankenversicherung / Pflegeversicherung

Gesellschaft

Vertragsnummer

Kontaktperson

Die Police ist in

Krankenzusatzversicherung

Gesellschaft

Vertragsnummer

Kontaktperson

Die Police ist in

Reise - Krankenversicherung

Gesellschaft

Vertragsnummer

Kontaktperson

Die Police ist in

Sterbekasse

Gesellschaft

Vertragsnummer

Versicherungssumme

Begünstigter

Die Police ist in

KFZ Versicherung

Gesellschaft

Vertragsnummer

KFZ Kennzeichen

Die Police ist in

Haftplicht Versicherung

Gesellschaft

Vertragsnummer

Die Police ist in

Hausrat Versicherung

Gesellschaft

Vertragsnummer

Die Police ist in

Sonstige Versicherungen

Gesellschaft

Vertragsnummer

Die Police ist in

Finanzen

Girokonto

Institut

Kontoinhaber

BLZ

(BIC)

Kontonummer

(IBAN)

Onlinebanking Zugangsdaten

Internetadresse

Benutzername

Passwort

Bankkarten

Kreditkarten

Bankvollmacht hat

Filiale

Zuständiger Kundenberater

Vereinbarungen mit der Bank

Verwendungszweck

Persönliches Konto, Firmenkonto oder Treuhandkonto

Unterlagen

Aktueller Kontostand am

Verträge

Vermieter / Hausverwaltung

GEZ

Bezahlfernsehen

Telefon

Handy

Schließfach bei

Leihwagen, Leasing

Verlage, Autorenrechte

Onlinedienste

Zeitpunkt der Kündigung gut überlegen! Vielleicht werden sie auch noch nach dem Tode gebraucht.

Provider

Domains, die übertragen werden sollen

E-Mail

ebay

paypal

amazon

Google Adsense und Adwords

Schulden, Forderungen

Ich schulde

Mir schuldet

Ich habe verborgt

Ich muss zurückgeben

Mitgliedschaften (Mitgliedsnummer, Ansprechpartner, Mitgliedsbeitrag)

Vereine

Parteien

Fördervereine

Abonnements (Adresse für Kündigung, Vertrag)

Tageszeitung

Andere Zeitungen, Journale

Lesezirkel

Bücherklubs

DVD Verleihs

Dauerkarten

Verkehrsbetriebe (Monatskarten, Jahreskarten)

Kulturelle Einrichtungen (Theater, Oper, Konzert)

Sportklubs

Fitnessklubs

Sauna

Gesundheitsinformationen

Bekannte erbliche Vorbelastung oder Erbkrankheiten

Hilfreiche Behandlungen oder Vorsorgemassnahmen

Erinnerungen

Memoiren, Tagebücher, eigene Publikationen

Briefe, Urkunden, Fotos, Dokumente, Auszeichnungen, Medaillen

Die Scheu sich mit diesem Thema zu beschäftigen ist groß, sowohl beim Erblasser, wie auch bei den Erben. Macht man aber diese Pflichtübung relativ früh, solange der Tod noch nicht unmittelbar bevorsteht, dann wird alles viel leichter.

Die Hilfe im Todesfall, wenn alles gut vorbereitet ist, ist gewaltig. Sie wird für das gute Andenken an den Toten aber sehr förderlich sein, vielleicht sogar wichtiger, als die Vermögen und Geldbeträge, die vererbt werden.

Ich schreibe auf diesen Seiten wenig zur Trauer bei und nach einem Todesfall. Der Grund ist einfach, es gibt dazu schon viele Informationen im Netz.

Was ich aber oft erlebt habe, das war der dringende Wunsch die Wohnung zu verändern, vor allem das Schlafzimmer. Das Ehebett erinnert zu schmerzlich an die gemeinsame Zeit und es ist nur verständlich, dass es gegen ein luxuriöses Singlebett (140 Breite) ausgetauscht wird.

Auch eine längere Reise einige Zeit nach einem Todesfall kann große Erholung bringen. Besonders Witwen werde diese brauchen können. Wer Trauernden etwas Gutes tun will, ermuntert sie dazu und hilft ihnen auch, sie durchzuführen!